گزارش اداری چیست ؟
گزارش اداری به نامه‌ای گفته می‌شود که از طرف بخش‌های مختلف یک سازمان یا گروهی از کارمندان و یا یک فرد خاص تهیه می‌شود. در این گزارش، خواسته‌ها، پیشنهادات، نظرات یا نتایج کارهایی که برای اجرای دستورها انجام شده، به مقام بالاتر ارائه می‌شود تا آنها از وضعیت امور مطلع شوند و یا تصمیمات لازم را بگیرند.
گزارش‌های اداری در سازمان‌های دولتی و خصوصی استفاده می‌شود و هدف آنها آگاهی از تصمیمات و هم‌چنین اطلاع از کارهای انجام شده است.
گزارش‌های اداری انواع مختلفی دارند که مهم‌ترین آنها، گزارش خبری، گزارش توصیفی و گزارش کار هستند. در گزارش خبری، هدف اطلاع‌رسانی درباره یک واقعه یا نتیجه یک دستور است که باید در نوشتن آن به صحت خبر و وضوح آن توجه کرد.
در گزارش خبری، رعایت تمام نکات مرتبط با نگارش خبر الزامی است. گزارش توصیفی معمولاً بعد از بازدیدهای علمی و بازرسی از مکان‌ها و افراد تهیه می‌شود و به توضیح شرایط موجود می‌پردازد.
در گزارش توصیفی، تمام جزئیات باید به دقت بیان شود و از بیان مسائل کلی باید پرهیز کرد.
گزارش کار هم نوعی از گزارش‌های اداری است که هنگام نوشتن آن باید نکات خاصی رعایت شود. از جمله این نکات این است که باید تمام اصول و قواعد نوشتن گزارش رعایت شود که در ادامه به این اصول پرداخته شده است.
اصول نوشتن گزارش اداری
نوشتن گزارش اداری مانند دیگر نوشتجات اداری، نظیر نوشتن صورتجلسه‌ها و یا دستورات اداری، دارای برخی قواعد خاص است. اگر این قواعد رعایت نشوند، ممکن است گزارش تاثیر لازم را نداشته باشد و باعث تصمیم‌گیری‌های نادرست شود. این اصول شامل موارد زیر است:
- گزارش باید فقط حقیقت را بیان کند و هیچگونه بزرگ‌نمایی یا نظر شخصی نباید در آن وجود داشته باشد.
- گزارش باید عاری از غلط‌های املایی و نگارشی باشد و باید تمام جزئیات را شامل شود.
- در نوشتن گزارش اداری نباید به بیان موارد بی‌اهمیت پرداخت و فقط باید نکات مهم با ذکر جزئیات ذکر شود.
- گزارش باید نه خیلی طولانی باشد و نه خیلی مختصر.
- گزارش نباید بر اساس حدس و نظر نویسنده یا دیگران نوشته شود.
- گزارش نباید حاوی نظر قطعی درباره مسائل احتمالی باشد.
- در نوشتن گزارش اداری، باید نقل قول‌ها بدون تغییر و با ذکر منبع آورده شود.
- یک گزارش خوب، گزارشی است که تمام قواعد نوشتن گزارش در آن رعایت شده باشد.
نمونه گزارش اداری
شکایت از نمایندگی مجاز شرکت‌ها
جناب آقای مهندس …
مدیریت عامل محترم شرکت …
با سلام
احتراماً، همانطور که می‌دانید یکی از راه‌های جذب مشتری و بقای شرکت‌های خودروسازی، ارائه خدمات مناسب و برخورد مناسب با مشتریان بعد از فروش محصولات است. خدمات پس از فروش به مشتریان اطمینان می‌دهد که کیفیت محصول خوب است و می‌تواند مشتری را جذب کند. اما متاسفانه در برخی نمایندگی‌ها، این مورد مهم نادیده گرفته می‌شود و برخی افراد با مشتریان رفتار خوبی ندارند و این باعث سردرگمی مشتریان برای دریافت خدمات پس از فروش می‌شود. چنین برخوردی در یکی از نمایندگی‌های مجاز … (نمایندگی … شرکت … در استان تهران شهرستان اسلامشهر) به مدیریت آقای …….. به وضوح مشهود است. بدین وسیله اینجانب اسماعیل عبادی ضمن تشکر از مدیریت خوب شما و دیگر همکاران، دیدگاه خود را درباره برخورد نامناسب آقای قهرمانی، یکی از پرسنل آن نمایندگی با اکثر مشتریان، به حضورتان اعلام می‌کنم. این رفتار، حتی اگر ناشی از مشکلات شخصی باشد، قابل قبول نیست و شایسته همکاران محترم شما نیست. لذا از شما خواهش می‌کنم که به این موضوع رسیدگی کنید تا زحمات چندین ساله شما و دیگر کارکنان خدوم در پست مدیریتی ایران خودرو به چالش کشیده نشود. برای شما و دیگر خدمتگزاران محترم کشور عزیزمان آرزوی موفقیت دارم.
با تشکر و امتنان
اسماعیل عبادی
رونوشت: مدیریت محترم نمایندگی …..