روز جهانی دستیار مجازی چه روزی است ؟
از سال 2006 تصمیم گرفته شد که سومین جمعه ماه می هر ساله به عنوان روز جهانی دستیار مجازی (international virtual assistant day) شناخته شود.
تاریخ دقیق روز جهانی دستیار مجازی چه روزی است ؟
| روز جهانی دستیار مجازی به میلادی | روز جهانی دستیار مجازی به شمسی | روز جهانی دستیار مجازی به قمری |
|---|---|---|
| Friday, May 17 | جمعه، ۲۷ اردیبهشت | الجمعة، ١١ رمضان |
| 2019/05/17 | ۱۳۹۸/۰۲/۲۷ | ۱۴۴۰/۰۹/۱۱ |
دستیار مجازی کیست ؟
دستیار مجازی یا منشی مجازی به افرادی یا شرکت‌هایی گفته می‌شود که به طور حرفه‌ای و از راه دور کار می‌کنند و خدمات و محصولات متفاوتی را به شرکت‌ها و مشتریان ارائه می‌دهند. این صنعت به طرز زیادی تغییرات ایجاد کرده و افراد جدیدی را به خودش جذب کرده است.
دستیاران مجازی از زمینه‌های شغلی مختلفی می‌آیند، اما بیشتر آنها چند سال تجربه در کارهای غیرمجازی دارند. با استفاده از دستیار مجازی، مشتریان نیازی به نگرانی در مورد نیاز به فضای اضافی برای دفتر و تجهیزات ندارند و مطمئن هستند که هزینه‌ای که می‌پردازند برای کار واقعی است.
مشتریان می‌توانند مستقیماً با دستیاران مجازی تعامل داشته باشند یا از طریق شرکت‌هایی که دارای تیمی از دستیاران مجازی هستند که می‌توانند نیازهایشان را برآورده کنند، همکاری کنند. اگرچه دستیاران مجازی بیشتر برای مشاغل کوچک فعالیت می‌کنند، اما می‌توانند با مدیران پرمشغله نیز کار کنند.
طبق آمارهای مختلف، تخمین زده می‌شود که بین ۵ تا ۱۰ هزار یا حتی ۲۵ هزار دستیار مجازی در سراسر جهان مشغول به کار هستند. این شغل با استخدام افرادی که در مراکز اقتصادی کار می‌کنند، رشد چشمگیری پیدا کرده است.
ارتباطات و ارسال اطلاعات معمولاً از طریق اینترنت، ایمیل و تماس‌های کنفرانس انجام می‌شود. همچنین دستیاران مجازی از فناوری‌هایی چون اسکایپ و گوگل وُیس استفاده می‌کنند. افراد در این حرفه به‌طور معمول با قراردادهای بلندمدت کار می‌کنند.
برای ورود به این حرفه، معمولاً به پنج سال تجربه کاری در دفاتر با مشاغلی مانند دستیار اداری، مسئول دفتر، سوپروایزر، منشی، دستیار وکیل و غیره نیاز است.
در سال‌های اخیر، دستیاران مجازی به بسیاری از مشاغل اصلی وارد شده‌اند و با ارائه خدمات ویپ (Voice over IP) مانند اسکایپ، می‌توانند به راحتی تلفن‌های شرکت را از راه دور پاسخ دهند، بدون آنکه نیاز به استخدام یک کارمند به‌صورت حضوری داشته باشند. این امکان به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا یک حس ارتباط نزدیک را به فضای کاری خود اضافه کنند.
یک دستیار مجازیِ اختصاصی معمولا در یک دفتر کار مجازی و تحت مدیریت یک شرکت فعالیت می‌کند که تأمین امکانات و اینترنت و همچنین آموزش بر عهده شرکت است. یک دستیار مجازی که در منزل کار می‌کند نیز ممکن است در یک فضای کاری مشترک یا در منزل خود فعالیت کند.
“`html
در مجموع، به دستیاران مجازی گاهی اوقات دستیار اداری آنلاین، دستیار شخصی آنلاین یا دستیار فروش آنلاین هم گفته می‌شود.
دستیار مجازی وبمستر، دستیار مجازی بازاریابی و دستیار مجازی محتوا‌نویس افرادی هستند که تخصص‌های خاصی دارند و معمولاً از تجربه کاری در محیط‌های شرکتی برخوردارند و اکنون موفق به راه‌اندازی دفاتر مجازی خود شده‌اند.
دستیار مجازی در ایران
در سال‌های اخیر، دفاتر کار مجازی در ایران نیز دیده می‌شود و چند شرکت این نوع خدمات را ارائه می‌کنند. از اصلی‌ترین خدمات این دفاتر، ارائه خدمات مختلف مرتبط با منشی یا دستیار مجازی برای مشتریان است.
مزایای داشتن دستیار مجازی
استفاده از دستیار مجازی مزایای زیادی دارد که شامل:
- کاهش قابل توجه هزینه‌های نیروی کار
- امکان کمک‌رسانی ۲۴ ساعته
- توانایی برون‌سپاری کارها
- دسترسی به مهارت‌های متنوعی که ممکن است شما یا همکارانتان نداشته باشید
- احتمال دریافت کمک در همان لحظه
بدون شک، استخدام یک دستیار مجازی راهی عالی برای انجام کارهایی است که ممکن است وقت زیادی از شما بگیرد. اما شاید ندانید چگونه می‌توانید یک دستیار مجازی پیدا کنید. در اینجا چند شرکت معتبر در زمینه دستیار مجازی را به شما معرفی خواهیم کرد و می‌توانید بر اساس نیازهایتان، یک شرکت مناسب انتخاب کنید.
استفاده از دستیار مجازی می‌تواند زمان زیادی را از برنامه‌ی هفتگی شما کم کند. اما برای اینکه بدانید چه کارهایی را باید به این دستیار سپرد، چه در شروع کسب و کار و چه در حال توسعه آن، آشنایی بیشتری با دستیار مجازی لازم است.
بیشتر دستیاران مجازی، کارکنان قراردادی یا آزاد هستند که کارهایشان را از خانه انجام می‌دهند و وظایف اداری مشابه منشی‌ها را بر عهده دارند. وب‌سایت‌هایی مثل odesk.com و elance.com که در زمینه استخدام کارکنان قراردادی تخصص دارند، لیست‌های زیادی از دستیاران مجازی را ارائه می‌دهند.
ژاله بشارت، نائب رئیس بازاریابی oDesk در کالیفرنیا، می‌گوید که افزایش تعداد دستیاران مجازی باعث شده که تخصص‌های لازم در هر زمینه‌ای موجود باشد و این موضوع، پیدا کردن فرد مناسب برای هر کسب و کاری را آسان‌تر می‌کند. در سال ۲۰۱۲، oDesk دارای ۲۵۰۰۰ آگهی شغلی در رابطه با دستیار مجازی بود در حالی که این تعداد در سال ۲۰۰۸ تنها ۲۵۰۰ بود.
دستیاران مجازی چه کارهایی انجام می‌دهند؟
کارآفرینان می‌توانند از دستیاران مجازی برای انجام انواع کارها استفاده کنند. از تماس با فروشندگان یا خدمات مشتری گرفته تا ارسال کارت‌های تشکر برای مشتری‌های بالقوه. در اینجا هم مانند یک کارمند ثابت، ایجاد اعتماد بسیار مهم است. بشارت می‌گوید: «آنها هم بخشی از تیم هستند، با این تفاوت که کارشان را از دور انجام می‌دهند.» اگر نمی‌دانید از کجا باید شروع کنید، ما ۱۰ روش برای بهره‌برداری از دستیاران مجازی برای بهبود کسب و کارتان آورده‌ایم.
حسابداری
طبق گفته‌ی کتی کولایاکوف، مدیر بازاریابی انجمن بین‌المللی دستیاران مجازی، که یک گروه تجاری در نوادا قرار دارد، حساب کردن صورتحساب‌ها و مسائل حسابداری از ساده‌ترین کارهایی است که می‌توان به یک دستیار مجازی سپرد. بسیاری از کسب و کارهای کوچک تصمیم می‌گیرند که سیستم‌های حسابداری خود را به دستیاران مجازی بسپارند تا آنها بتوانند بعداً پیگیر وظایفی از جمله صورتحساب‌های پرداخت نشده یا فاکتورهای بزرگ باشند.
کولایاکوف می‌گوید: «کافی است کمی قدرت کنترل مثل رمز عبور و دسترسی به حساب‌ها را به آنها بدهید.»
تحقیقات آنلاین
به سادگی می‌توانید تحقیقات اینترنتی را به دستیار مجازی بسپارید. به گفته سو کرامر هاراوود، رئیس…
“““html
«دستیار مجازی آرامش فکری» کارهایی مثل جمع‌آوری اطلاعات از سایت‌های شرکت‌های مختلف، بررسی محصولات جدید و تحقیق در مورد کارمندان احتمالی یا آشنایان شغلی، انجام می‌دهد.
این شرکت که در اورلاند پارک، ایالت ایلینویز قرار دارد، خدمات دستیار مجازی را برای کسب و کارها فراهم می‌کند. مهم است که دستورهای روشن به همراه نام کاربری و رمز عبور برای دستیاران ارسال کنید تا بتوانند به ابزار جستجو یا وب‌سایت‌های پولی دسترسی پیدا کنند.
تریستن اوبراین، یک کارشناس بازاریابی در eBay که در وست‌فیلد ایندیانا است، از دستیارش می‌خواهد که به او در پیدا کردن موضوعات برای وبلاگ‌اش کمک کند و گاهی نیز به اصلاح اشتباهات در وبلاگ بپردازد. او می‌گوید: «او به دنبال موضوعاتی است که الان داغ هستند و وقتی که فهمید به من خبر می‌دهد.»
ورودی پایگاه داده‌ها
به‌روز نگه داشتن پایگاه داده‌ها وظیفه مهمی برای دستیار مجازی به شمار می‌رود. این کار ممکن است شامل وارد کردن تعداد زیادی کارت ویزیت جدید که در یک کنفرانس جمع‌آوری شده‌اند یا به‌روزرسانی اطلاعات تماس افراد کنونی باشد. کرامر هاراوود می‌گوید که باید در مورد نیازها و انتظارات‌تان به وضوح صحبت کنید و مطمئن شوید که دستیار مجازی شما قبلاً هم این نوع کار را انجام داده باشد تا احتمال خطا کمتر شود.
«پیگیری یک موضوع برای صاحبان کسب و کار بسیار مهم است. گاهی مشتری‌ها کارت‌های ویزیت را برای ما ارسال می‌کنند و دستیار مجازی این اطلاعات را به پایگاه داده اضافه می‌کند.»
ارائه‌ی داده‌ها
طبق گفته ریچ پیرسون، تبدیل داده‌های خام به پاورپوینت یا خلاصه کردن نتایج تحقیقات در یک فایل ورد قبل از یک جلسه می‌تواند به صرفه‌جویی در وقت کمک کند. ریچ پیرسون که مدیر بخش بازاریابی eLance.com است و از دستیار مجازی نیز استفاده می‌کند، می‌گوید که داده‌ها «در قالبی قرار می‌گیرند که می‌توانم به بقیه هم بدهم.»
مدیریت ایمیل‌ها
کالایاکوف می‌گوید که برخی از دستیاران مجازی در صندوق ورودی ایمیل‌های شما را بررسی می‌کنند و مهم‌ترین ایمیل‌ها را جدا می‌کنند و از طرف شما به سایر ایمیل‌ها پاسخ می‌دهند تا زمان شما هدر نرود. این نوع کار از راه دور آسان است، اما باید دستیار خود را راهنمایی کنید تا بداند کدام ایمیل‌ها مهم هستند و از او بخواهید که قبل از ارسال هر پاسخی یک کپی برای شما بفرستد تا احتمال خطا کمتر شود.
وظایف اجتماعی
به گفته بشارت، دستیاران مجازی می‌توانند گزینه مناسبی برای انجام کارهایی مثل نوشتن کارت‌های تبریک برای عید یا ارسال پیام‌های تشکر باشند. او همچنین اضافه می‌کند که انجام این کارهای اجتماعی برای دستیاران مجازی به امری رایج تبدیل شده است. بشارت می‌گوید که این دستیاران می‌توانند به خاطر «زمان‌بر» بودن این وظایف برای مدیران اجرایی، به خوبی این کارها را مدیریت کنند.
تحقیقات سفر
پیرسون می‌گوید که دستیاران مجازی می‌توانند منابع بسیار خوبی برای پیدا کردن هتل، رزرو بلیط و برنامه‌ریزی سفر باشند، چه برای سفر کاری و چه تفریحی. آنها می‌توانند از ابزارهای تحقیقاتی و سایت‌های بررسی مختلف در وب استفاده کنند. همچنین می‌توانند با تلفن، مشکلات مربوط به مناطق زمانی مختلف را در هنگام رزرو بلیط یا بررسی گزینه‌های سفرهای بین‌المللی حل کنند.
برنامه‌ریزی
به گفته کرامر هاراوود، با توجه به وجود بسیاری از ابزارهای برنامه‌ریزی آنلاین، دستیاران مجازی بیشتر تقویم‌های مشتریان را تنظیم می‌کنند. وظایفی که دستیاران باید انجام دهند شامل تنظیم تاریخ دعوت به جلسات، ترتیب دادن زمان ملاقات با مشتریان و کمک به برنامه‌ریزی مراسمات است.
هاراوود می‌گوید: «هدف این است که راحت باشید و از دردسر تقویم خود رهایی یابید» و به جای آن، امور خود را به یک شخص غیرپرسنلی که دورکار است بسپارید.
دنبال کردن کسب و کار
اولویت‌بندی فرصت‌های شغلی می‌تواند کار سختی باشد اما دستیار مجازی…
“`
اوبراین می‌تواند در این امور به افراد کمک کند. برای مثال، هنگام فروش چیزی در eBay، او از دستیار خود می‌خواهد که به دنبال محصولاتی بگردد که فروش دوباره‌شان سودآور باشد. او می‌گوید: «من چند وب‌سایت به آنها می‌دهم و بعد از آن، خودشان کار را ادامه می‌دهند. به دنبال کالاهایی که در انبار دیگران باقی مانده‌اند می‌گردند یا انواع دیگری از محصولات را پیدا می‌کنند.»
آمادگی خبری
بسیاری از افراد زمان کمی برای پیگیری اخبار صنعت خود دارند و به همین دلیل، برخی از کسب و کارهای کوچک به دستیاران مجازی خود وظیفه داده‌اند که خبرهای مهم را دنبال کنند. مدیران سپس از این اطلاعات برای به‌روز کردن حساب توئیتر خود یا استفاده هوشمندانه در گفت‌وگو با مشتریان فعلی و بالقوه استفاده می‌کنند. به گفته پیرسون، این کار باعث می‌شود که «مدیران اجرایی به نظر برسند که در هر لحظه اطلاعات کاملی دارند.»